Software de Reservas para Campings: Como Escolher

Comece pela forma como quer que as reservas funcionem, não pelas listas de funcionalidades

A escolha de software de reservas para campings corre mal sempre da mesma forma: um proprietário assiste a três demonstrações polidas, deslumbra-se com os painéis e assina um contrato que serve o cliente ideal do fornecedor e não o seu próprio parque. Depois de duas décadas a gerir e aconselhar parques de campismo, vi mais arrependimentos causados por modelos de reserva desajustados do que por qualquer funcionalidade em falta.

A resposta curta à pesquisa que acabou de fazer: decida primeiro se precisa de confirmação instantânea ou se prefere rever pedidos, se precisa de cada alvéolo e unidade controlados individualmente, e se prefere pagar uma subscrição fixa ou uma taxa por reserva. Essas três escolhas eliminam a maior parte do mercado antes de assistir a uma única demonstração.

Tudo o resto, dos preços sazonais às páginas multilingues para hóspedes, é importante, mas vem em segundo lugar. Um sistema que acerta no seu modelo de reserva com extras medianos vale mais do que um sistema cheio de funcionalidades que o obriga a trabalhar à maneira dele.

Reserva instantânea ou baseada em pedidos: a decisão que molda tudo

A reserva instantânea confirma o hóspede e cobra o pagamento no momento do clique. Serve parques maiores com inventário limpo e fiável e com equipas que mantêm o sistema atualizado todos os dias. A contrapartida não perdoa: se os seus dados de disponibilidade estiverem errados, fez uma reserva dupla a uma família que já pagou, e resolver isso em julho é penoso.

A reserva baseada em pedidos envia-lhe um pedido que confirma ou recusa, normalmente no prazo de um dia. Dá aos parques pequenos e médios controlo sobre quem fica em que alvéolo, o que é valioso quando gere alvéolos sazonais (clientes fixos), pedidos de grupos e aquele lugar para caravana debaixo do carvalho que todos disputam. A desvantagem honesta é a rapidez: alguns hóspedes, sobretudo autocaravanistas de última hora, não vão esperar por uma resposta e reservam noutro lado.

Como regra geral, parques abaixo de cerca de 100 alvéolos, com um proprietário ou uma equipa pequena a tratar das reservas, tendem a funcionar bem com pedidos. Parques acima disso, ou quem vende através de vários canais, precisa normalmente de confirmação instantânea e da disciplina operacional que a acompanha.

Os critérios que separam os sistemas na prática

Para além do modelo de reserva, seis coisas decidem se ainda vai gostar do seu sistema no terceiro ano. Inventário ao nível da unidade significa que o software sabe que a Tenda Safari 4 está reservada, e não apenas que uma de seis tendas safari já foi; sem isso, a atribuição vive na sua cabeça ou numa folha de cálculo. Os preços sazonais devem permitir definir intervalos de datas uma vez e fixar tarifas por tipo de alojamento, em vez de editar preços noite a noite.

Verifique o percurso do hóspede em todos os idiomas em que os seus hóspedes realmente reservam. Um back office em neerlandês ou alemão não é problema, mas se as famílias francesas e dinamarquesas virem um checkout meio traduzido, perde reservas de que nunca terá conhecimento. Faça a mesma pergunta sobre o suporte: quando algo avaria num sábado de trocas em agosto, em que idioma e com que rapidez é que alguém responde?

Por fim, pergunte sobre a propriedade dos dados antes de assinar, não quando quiser sair. Quer uma resposta clara a uma pergunta: posso exportar as minhas reservas, os dados dos hóspedes e os preços num formato utilizável, a qualquer momento e sem custos? Qualquer hesitação aí diz-lhe como vai correr o divórcio quando chegar.

• Modelo de reserva: confirmação instantânea versus pedido e revisão
• Inventário ao nível da unidade: alvéolos e alojamentos individuais, não apenas contagens por tipo
• Preços sazonais: tarifas por intervalo de datas e por tipo de alojamento, mais extras
• Percurso multilingue do hóspede: todo o processo de reserva, não apenas a página inicial
• Estrutura de preços: subscrição fixa versus comissão por reserva
• Idioma e horário do suporte, e direitos de exportação de dados por escrito

Os principais fornecedores europeus, descritos com honestidade

O mercado europeu tem uma mão-cheia de nomes estabelecidos, e a maioria dos proprietários vai encontrar a mesma lista. A Tommy Booking Support e a UwBoeking são fornecedores neerlandeses de longa data, muito usados por parques de campismo e parques de férias nos Países Baixos e normalmente fortes na vertente de balcão de reservas do negócio. A Camping.care posiciona-se como uma plataforma moderna tudo-em-um para parques de campismo, e a CloudCamping serve o mercado de língua alemã com uma abordagem semelhante centrada nos campings. A Recranet trabalha com empresas de recreação em reservas e websites, geralmente no extremo de serviço mais completo do espetro.

O CampingHosting, que descrevo com a mesma honestidade, combina um website de camping, reservas diretas baseadas em pedidos e comunicação com os hóspedes numa única subscrição. Deliberadamente não faz reserva instantânea, gestão de canais nem processamento de pagamentos, o que o torna uma má escolha para alguns parques e uma escolha certeira para outros, como se explica abaixo.

Não listo preços nem tabelas de funcionalidades de nenhum destes fornecedores, de propósito. Funcionalidades, integrações e taxas mudam várias vezes por ano, e qualquer coisa impressa aqui induziria alguém em erro passados poucos meses. Faça uma lista curta de dois ou três, peça os preços atuais por escrito e verifique as funcionalidades específicas de que precisa numa demonstração ao vivo com os seus próprios cenários. Reservar uma semana de demonstrações distribuída por duas ou três semanas na época baixa, idealmente entre novembro e fevereiro, é tempo bem gasto.

Ajuste a sua situação ao sistema, e não o contrário

Em vez de comparar fornecedores funcionalidade a funcionalidade, parta da sua própria situação. A tabela abaixo relaciona pontos de partida comuns com aquilo em que deve insistir num sistema. Leve-a a todas as demonstrações e faça o fornecedor mostrar, no ecrã, como o produto trata a sua linha.

Custo total de propriedade: subscrição versus comissão

As estruturas de preços importam mais do que o número anunciado. Os sistemas por subscrição cobram um valor fixo mensal ou anual, independentemente do volume. Os sistemas por comissão levam uma percentagem de cada reserva ou uma taxa por reserva, pelo que a sua fatura de software cresce exatamente quando a sua receita cresce. Nenhum dos modelos está errado, mas comportam-se de forma muito diferente à medida que cresce.

Faça as contas com os seus próprios números, e trate os meus como meramente ilustrativos. Um parque com 500 reservas por ano a uma média de €400 fatura €200,000; uma comissão de dois a três por cento sobre isso são €4,000 a €6,000 por ano, enquanto as subscrições fixas neste mercado ficam habitualmente algures entre algumas centenas e alguns milhares de euros por ano, consoante a dimensão do parque e os módulos. Com volumes baixos, a comissão pode sair mais barata; a partir de algumas centenas de reservas, o valor fixo costuma ganhar.

Acrescente os custos que ninguém menciona na demonstração: taxas de onboarding, encargos do fornecedor de pagamentos se os pagamentos estiverem integrados, custos por SMS ou e-mail, e o preço dos módulos extra de que descobre precisar no sexto mês. Na nossa experiência, o custo anual real fica 20 a 40 por cento acima do valor anunciado, por isso peça a cada fornecedor um total por escrito com base no seu volume real de reservas, e verifique os números atuais por si, porque as taxas mudam.

Onde o CampingHosting se encaixa, e onde não se encaixa

Com franqueza: se gere um parque grande que precisa de um channel manager a alimentar a ACSI, o Pitchup ou operadores turísticos, além de pagamentos integrados e confirmação instantânea, o CampingHosting não é o seu sistema, e ficará mais bem servido por um dos fornecedores de serviço mais completo acima. Fingir o contrário seria desperdiçar o seu tempo e o meu.

Onde se encaixa é no parque de campismo pequeno a médio que quer um website multilingue a sério, pedidos de reserva direta sem comissões e comunicação com os hóspedes num único sistema por uma única subscrição. Os hóspedes pesquisam disponibilidade e enviam um pedido; o proprietário confirma e atribui a unidade exata; os preços sazonais e os extras estão incluídos; e não há qualquer percentagem retirada de nenhuma reserva. A informação para hóspedes que de outra forma geraria vinte perguntas por dia na receção vive num portal de hóspedes pensado para o telemóvel.

As contrapartidas são as já referidas: sem reserva instantânea, sem channel manager, sem processamento de pagamentos, pelo que fatura ou recebe à sua maneira. Para um proprietário que quer rever cada reserva de qualquer forma, esses limites custam pouco. Para um parque a perseguir volume por todos os canais, são eliminatórios, e não há problema nisso.

como funciona o sistema de reservas do CampingHosting

Uma forma realista de decidir na época baixa

Faça a seleção quando tiver cabeça para isso, não em maio. Escreva numa página o seu modelo de reserva, o número de unidades, os seus idiomas e o volume anual de reservas. Faça uma lista curta de três fornecedores, peça a cada um preços por escrito para o seu volume e uma demonstração construída à volta dos seus cenários, e telefone a um cliente atual de dimensão semelhante por cada um. O exercício completo leva duas a três semanas de atenção em part-time e poupa anos de atrito.

Se já está num sistema e paga comissão sobre cada reserva, as contas acima são o seu ponto de partida, e mudar é menos doloroso do que a maioria dos proprietários receia quando é planeado para os meses calmos. O melhor software de reservas para campings é aquele cujos limites escolheu de olhos abertos.

um guia prático para mudar de sistema de reservas