Porównanie oprogramowania rezerwacyjnego dla kempingów: jak wybrać

Zacznij od tego, jak mają działać rezerwacje, a nie od list funkcji

Wybór oprogramowania rezerwacyjnego dla kempingu kończy się źle zawsze w ten sam sposób: właściciel ogląda trzy dopracowane prezentacje, daje się oczarować pulpitom i podpisuje umowę skrojoną pod idealnego klienta dostawcy, a nie pod własny obiekt. Po dwóch dekadach prowadzenia kempingów i doradzania im widziałem więcej żalu z powodu źle dobranego modelu rezerwacji niż z powodu jakiejkolwiek brakującej funkcji.

Krótka odpowiedź na pytanie, które właśnie wpisałeś w wyszukiwarkę: najpierw zdecyduj, czy potrzebujesz natychmiastowego potwierdzenia, czy wolisz przeglądać zapytania, czy każde miejsce i każda jednostka mają być śledzone osobno oraz czy wolisz płacić stały abonament, czy opłatę od każdej rezerwacji. Te trzy decyzje eliminują większość rynku, zanim usiądziesz do pierwszej prezentacji.

Cała reszta, od cen sezonowych po wielojęzyczne strony dla gości, ma znaczenie, ale drugorzędne. System, który trafia w Twój model rezerwacji i ma przeciętne dodatki, wygrywa z systemem pełnym funkcji, który zmusza Cię do pracy po swojemu.

Rezerwacja natychmiastowa czy oparta na zapytaniach: decyzja, która kształtuje wszystko

Rezerwacja natychmiastowa potwierdza pobyt i pobiera płatność w chwili kliknięcia. Sprawdza się na większych obiektach z uporządkowanym, wiarygodnym inwentarzem i zespołem, który codziennie dba o aktualność systemu. Kompromis jest bezlitosny: jeśli dane o dostępności są błędne, właśnie podwójnie zarezerwowałeś miejsce rodzinie, która już zapłaciła, a odkręcanie tego w lipcu to udręka.

Rezerwacja oparta na zapytaniach wysyła Ci zapytanie, które potwierdzasz lub odrzucasz, zwykle w ciągu doby. Daje małym i średnim obiektom kontrolę nad tym, kto dostaje które miejsce, co jest cenne, gdy żonglujesz miejscami sezonowymi (stali goście), zapytaniami grupowymi i tym jednym miejscem pod dębem, o które wszyscy się kłócą. Uczciwa wada to tempo: część gości, zwłaszcza spontaniczni podróżnicy kamperami, nie będzie czekać na odpowiedź i zarezerwuje gdzie indziej.

Z grubsza licząc, obiekty poniżej około 100 miejsc, gdzie rezerwacjami zajmuje się właściciel lub mały zespół, zwykle dobrze działają na zapytaniach. Większe obiekty albo każdy, kto sprzedaje przez wiele kanałów, zwykle potrzebują natychmiastowego potwierdzenia i dyscypliny operacyjnej, która się z nim wiąże.

Kryteria, które w praktyce różnicują systemy

Poza modelem rezerwacji o tym, czy system nadal będzie Ci się podobał w trzecim roku, decyduje sześć rzeczy. Inwentarz na poziomie jednostek oznacza, że oprogramowanie wie, że namiot safari numer 4 jest zajęty, a nie tylko, że zniknął jeden z sześciu namiotów safari; bez tego przydział miejsc żyje w Twojej głowie albo w arkuszu kalkulacyjnym. Ceny sezonowe powinny pozwalać raz zdefiniować zakresy dat i ustawić stawki dla każdego typu zakwaterowania, a nie edytować ceny noc po nocy.

Sprawdź proces po stronie gościa w każdym języku, w którym Twoi goście naprawdę rezerwują. Niderlandzki czy niemiecki panel administracyjny to nie problem, ale jeśli francuskie i duńskie rodziny widzą na wpół przetłumaczoną finalizację rezerwacji, tracisz rezerwacje, o których nigdy się nie dowiesz. Zadaj to samo pytanie o wsparcie: gdy coś się zepsuje w sobotę wymiany gości w sierpniu, w jakim języku i jak szybko ktoś odpowie?

Na koniec zapytaj o własność danych przed podpisaniem umowy, a nie przy odejściu. Chcesz prostej odpowiedzi na jedno pytanie: czy mogę w każdej chwili wyeksportować rezerwacje, dane gości i cennik w użytecznym formacie, bez opłaty? Każde wahanie mówi Ci, jak będzie wyglądał ewentualny rozwód.

• Model rezerwacji: natychmiastowe potwierdzenie kontra zapytanie i weryfikacja
• Inwentarz na poziomie jednostek: pojedyncze miejsca i obiekty na wynajem, nie tylko liczby typów
• Ceny sezonowe: stawki dla zakresów dat na typ zakwaterowania, plus dodatki
• Wielojęzyczny proces dla gościa: cała ścieżka rezerwacji, nie tylko strona główna
• Struktura cen: stały abonament kontra prowizja od rezerwacji
• Język i godziny wsparcia oraz prawo do eksportu danych na piśmie

Główni europejscy dostawcy, opisani szczerze

Na europejskim rynku działa garść ugruntowanych marek i większość właścicieli trafi na tę samą listę. Tommy Booking Support i UwBoeking to działający od lat holenderscy dostawcy, szeroko używani przez kempingi i parki wakacyjne w Holandii, zwykle mocni po stronie obsługi recepcji rezerwacyjnej. Camping.care pozycjonuje się jako nowoczesna platforma typu wszystko w jednym dla kempingów, a CloudCamping obsługuje rynek niemieckojęzyczny w podobnym, skoncentrowanym na kempingach podejściu. Recranet pracuje z firmami rekreacyjnymi nad rezerwacjami i stronami internetowymi, zwykle na pełniejszym usługowo końcu spektrum.

CampingHosting, który opiszę z tą samą szczerością, łączy stronę internetową kempingu, bezpośrednie rezerwacje oparte na zapytaniach i komunikację z gośćmi w jednym abonamencie. Celowo nie oferuje rezerwacji natychmiastowej, channel managera ani obsługi płatności, przez co dla części obiektów pasuje słabo, a dla innych jest schludnym dopasowaniem, o czym niżej.

Celowo nie podaję cen ani tabel funkcji żadnego z tych dostawców. Funkcje, integracje i opłaty zmieniają się kilka razy w roku i wszystko, co byłoby tu wydrukowane, wprowadziłoby kogoś w błąd w ciągu miesięcy. Wybierz dwóch lub trzech dostawców, poproś o aktualny cennik na piśmie i zweryfikuj potrzebne funkcje na żywej prezentacji z własnymi scenariuszami. Tydzień prezentacji rozłożony na dwa lub trzy tygodnie poza sezonem, najlepiej między listopadem a lutym, to dobrze zainwestowany czas.

Dopasuj system do swojej sytuacji, nie odwrotnie

Zamiast porównywać dostawców funkcja po funkcji, wyjdź od własnej sytuacji. Tabela poniżej łączy typowe punkty wyjścia z tym, czego powinieneś wymagać od systemu. Zabierz ją na każdą prezentację i każ dostawcy pokazać na ekranie, jak jego produkt obsługuje Twój wiersz.

Całkowity koszt posiadania: abonament kontra prowizja

Struktura cen znaczy więcej niż liczba z nagłówka. Systemy abonamentowe pobierają stałą opłatę miesięczną lub roczną niezależnie od wolumenu. Systemy prowizyjne biorą procent od każdej rezerwacji albo opłatę za rezerwację, więc rachunek za oprogramowanie rośnie dokładnie wtedy, gdy rośnie Twój przychód. Żaden model nie jest zły, ale wraz z rozwojem zachowują się zupełnie inaczej.

Przelicz to na własnych liczbach, a moje traktuj wyłącznie jako ilustrację. Obiekt z 500 rezerwacjami rocznie przy średniej wartości €400 obraca kwotą €200,000; prowizja dwa do trzech procent od tego to €4,000 do €6,000 rocznie, podczas gdy stałe abonamenty na tym rynku zwykle mieszczą się w przedziale od kilkuset do kilku tysięcy euro rocznie, zależnie od wielkości obiektu i modułów. Przy małych wolumenach prowizja bywa tańsza; powyżej kilkuset rezerwacji zwykle wygrywa stała opłata.

Dodaj koszty, których nikt nie wymienia na prezentacji: opłaty wdrożeniowe, opłaty operatora płatności, jeśli płatności są zintegrowane, opłaty za SMS czy e-mail oraz cenę dodatkowych modułów, których potrzebę odkryjesz w szóstym miesiącu. Z naszego doświadczenia realny roczny koszt ląduje 20 do 40 procent powyżej kwoty z nagłówka, więc poproś każdego dostawcę o pisemne podsumowanie na podstawie Twojego rzeczywistego wolumenu rezerwacji i sam zweryfikuj aktualne liczby, bo opłaty się zmieniają.

Gdzie CampingHosting pasuje, a gdzie nie

Wprost: jeśli prowadzisz duży ośrodek, który potrzebuje channel managera zasilającego ACSI, Pitchup czy touroperatorów, plus zintegrowanych płatności i natychmiastowego potwierdzenia, CampingHosting nie jest Twoim systemem i lepiej obsłuży Cię jeden z pełniejszych usługowo dostawców powyżej. Udawanie, że jest inaczej, byłoby stratą Twojego i mojego czasu.

Pasuje natomiast do małego i średniego kempingu, który chce porządnej wielojęzycznej strony, bezpośrednich zapytań rezerwacyjnych bez prowizji i komunikacji z gośćmi w jednym systemie za jeden abonament. Goście wyszukują dostępność i wysyłają zapytanie; Ty potwierdzasz i przydzielasz konkretną jednostkę; ceny sezonowe i dodatki są wbudowane; i żadna rezerwacja nie jest obciążona procentem. Informacje dla gości, które inaczej generowałyby dwadzieścia pytań dziennie w recepcji, mieszkają w przyjaznym dla telefonu portalu gości.

Kompromisy są te, które już padły: brak rezerwacji natychmiastowej, channel managera i obsługi płatności, więc fakturujesz lub przyjmujesz płatność po swojemu. Dla właściciela, który i tak chce przejrzeć każdą rezerwację, te ograniczenia kosztują niewiele. Dla ośrodka goniącego za wolumenem w każdym kanale są dyskwalifikujące i to jest w porządku.

jak działa system rezerwacji CampingHosting

Realistyczny sposób na decyzję poza sezonem

Przeprowadź wybór, gdy masz przestrzeń w głowie, a nie w maju. Zapisz na jednej kartce swój model rezerwacji, liczbę jednostek, języki i roczny wolumen rezerwacji. Wybierz trzech dostawców, poproś każdego o pisemny cennik przy Twoim wolumenie i prezentację zbudowaną wokół Twoich scenariuszy, a dla każdego zadzwoń do jednego obecnego klienta o podobnej wielkości. Całe ćwiczenie zajmuje dwa do trzech tygodni uwagi na pół gwizdka i oszczędza lata tarć.

Jeśli już korzystasz z systemu i płacisz prowizję od każdej rezerwacji, powyższa matematyka jest Twoim punktem wyjścia, a przenosiny są mniej bolesne, niż obawia się większość właścicieli, gdy zaplanuje się je na spokojne miesiące. Najlepsze oprogramowanie rezerwacyjne dla kempingu to takie, którego ograniczenia wybrałeś z otwartymi oczami.

praktyczny przewodnik po zmianie systemu rezerwacji