Software di prenotazione per campeggi a confronto: come scegliere

Parti da come vuoi che funzionino le prenotazioni, non dalle liste di funzionalità

La scelta del software di prenotazione per campeggi va storta sempre nello stesso modo: un gestore guarda tre demo curate, si lascia abbagliare dai cruscotti e firma un contratto pensato per il cliente ideale del fornitore, non per il proprio campeggio. Dopo due decenni passati a gestire e consigliare campeggi, ho visto più rimpianti causati da modelli di prenotazione sbagliati che da qualsiasi funzionalità mancante.

La risposta breve alla ricerca che hai appena digitato: decidi prima se ti serve la conferma immediata o se preferisci esaminare le richieste, se hai bisogno di tracciare ogni piazzola e unità singolarmente, e se preferisci pagare un abbonamento fisso o una tariffa per prenotazione. Queste tre scelte eliminano gran parte del mercato prima ancora di assistere a una singola demo.

Tutto il resto, dai prezzi stagionali alle pagine multilingue per gli ospiti, conta, ma conta dopo. Un sistema che centra il tuo modello di prenotazione con extra nella media batte un sistema ricco di funzioni che ti costringe a lavorare come vuole lui.

Prenotazione immediata o su richiesta: la decisione che condiziona tutto

La prenotazione immediata conferma l'ospite e incassa il pagamento nel momento in cui clicca. Va bene per i parchi più grandi con un inventario pulito e affidabile e con personale che tiene il sistema aggiornato ogni giorno. Il rovescio della medaglia non perdona: se i tuoi dati di disponibilità sono sbagliati, hai un doppio booking con una famiglia che ha già pagato, e sistemarlo a luglio è penoso.

La prenotazione su richiesta ti invia una domanda che confermi o rifiuti, di solito entro un giorno. Dà ai siti piccoli e medi il controllo su chi ottiene quale piazzola, cosa preziosa quando gestisci insieme piazzole stagionali (clienti fissi), richieste di gruppi e quel posto per caravan sotto la quercia che tutti si contendono. Lo svantaggio onesto è la velocità: alcuni ospiti, soprattutto i camperisti dell'ultimo minuto, non aspettano una risposta e prenotano altrove.

Come regola indicativa, i siti sotto le circa 100 piazzole con un proprietario o una piccola squadra a gestire le prenotazioni funzionano bene con le richieste. I parchi più grandi, o chi vende attraverso più canali, di solito ha bisogno della conferma immediata e della disciplina operativa che ne deriva.

I criteri che nella pratica distinguono i sistemi

Oltre al modello di prenotazione, sei cose decidono se il sistema ti piacerà ancora al terzo anno. L'inventario a livello di unità significa che il software sa che la tenda safari 4 è prenotata, non solo che una delle sei tende safari è occupata; senza, l'assegnazione vive nella tua testa o in un foglio di calcolo. I prezzi stagionali devono permetterti di definire intervalli di date una volta sola e impostare le tariffe per tipo di alloggio, non di modificare i prezzi notte per notte.

Verifica il percorso lato ospite in ogni lingua in cui i tuoi ospiti prenotano davvero. Un back office in olandese o tedesco va bene, ma se le famiglie francesi e danesi vedono un checkout tradotto a metà, perdi prenotazioni di cui non saprai mai nulla. Fai la stessa domanda sul supporto: quando qualcosa si rompe un sabato di cambio ad agosto, in che lingua e con che rapidità risponde qualcuno?

Infine, chiedi della proprietà dei dati prima di firmare, non quando te ne vai. Vuoi una risposta chiara a una domanda: posso esportare prenotazioni, dati degli ospiti e prezzi in un formato utilizzabile in qualsiasi momento, senza costi? Qualsiasi esitazione lì ti dice come andrà l'eventuale divorzio.

• Modello di prenotazione: conferma immediata oppure richiesta e verifica
• Inventario a livello di unità: piazzole e alloggi singoli, non solo conteggi per tipo
• Prezzi stagionali: tariffe per intervallo di date per tipo di alloggio, più gli extra
• Percorso ospite multilingue: l'intero flusso di prenotazione, non solo la homepage
• Struttura di prezzo: abbonamento fisso oppure commissione per prenotazione
• Lingua e orari del supporto, e diritti di esportazione dei dati per iscritto

I principali fornitori europei, descritti onestamente

Il mercato europeo ha una manciata di nomi affermati, e la maggior parte dei gestori incontrerà la stessa lista. Tommy Booking Support e UwBoeking sono fornitori olandesi di lunga data, molto usati da campeggi e parchi vacanze nei Paesi Bassi e in genere forti sul lato reception dell'attività. Camping.care si presenta come una piattaforma moderna tutto in uno per campeggi, e CloudCamping serve il mercato di lingua tedesca con un approccio simile, focalizzato sui campeggi. Recranet lavora con le imprese ricreative su prenotazioni e siti web, in genere sul lato più completo dello spettro.

CampingHosting, che descriverò con la stessa onestà, combina un sito web per il campeggio, prenotazioni dirette su richiesta e comunicazione con gli ospiti in un unico abbonamento. Deliberatamente non fa prenotazione immediata, channel management né gestione dei pagamenti, il che lo rende poco adatto ad alcuni parchi e molto adatto ad altri, come vedremo più avanti.

Non elenco prezzi né tabelle di funzionalità per nessuno di questi fornitori, di proposito. Funzioni, integrazioni e tariffe cambiano più volte l'anno, e qualsiasi cosa stampata qui trarrebbe in inganno qualcuno nel giro di pochi mesi. Fai una rosa di due o tre nomi, chiedi i prezzi attuali per iscritto e verifica le funzioni specifiche che ti servono in una demo dal vivo con i tuoi scenari. Dedicare una settimana di demo distribuite su due o tre settimane in bassa stagione, idealmente tra novembre e febbraio, è tempo ben speso.

Adatta il sistema alla tua situazione, non il contrario

Invece di confrontare i fornitori funzione per funzione, parti dalla tua situazione. La tabella qui sotto collega i punti di partenza più comuni a ciò su cui dovresti insistere in un sistema. Portala a ogni demo e chiedi al fornitore di mostrarti, sullo schermo, come il suo prodotto gestisce la tua riga.

Costo totale di gestione: abbonamento oppure commissione

Le strutture di prezzo contano più del numero in evidenza. I sistemi ad abbonamento addebitano un canone mensile o annuale fisso, indipendentemente dal volume. I sistemi a commissione prendono una percentuale di ogni prenotazione o una tariffa per prenotazione, quindi la tua spesa per il software cresce esattamente quando crescono i tuoi ricavi. Nessuno dei due è sbagliato, ma si comportano in modo molto diverso man mano che cresci.

Fai i conti con le tue cifre, e considera le mie puramente illustrative. Un sito con 500 prenotazioni l'anno a una media di €400 fattura €200,000; una commissione del due o tre percento su quella cifra fa da €4,000 a €6,000 l'anno, mentre gli abbonamenti fissi in questo mercato si collocano di solito tra qualche centinaio e qualche migliaio di euro l'anno, a seconda della dimensione del parco e dei moduli. A volumi bassi la commissione può convenire; oltre qualche centinaio di prenotazioni di solito vince il canone fisso.

Aggiungi i costi che nessuno cita nella demo: costi di attivazione, commissioni del fornitore di pagamenti se i pagamenti sono integrati, addebiti per SMS o e-mail, e il prezzo dei moduli extra che scopri di dover avere al sesto mese. Nella nostra esperienza il costo annuo reale si colloca dal 20 al 40 percento sopra la cifra in evidenza, quindi chiedi a ogni fornitore un totale scritto basato sul tuo volume effettivo di prenotazioni, e verifica tu stesso i numeri attuali, perché le tariffe cambiano.

Dove CampingHosting è adatto, e dove no

In parole semplici: se gestisci un grande parco che ha bisogno di un channel manager collegato ad ACSI, Pitchup o ai tour operator, oltre a pagamenti integrati e conferma immediata, CampingHosting non è il tuo sistema, e sarai servito meglio da uno dei fornitori più completi citati sopra. Fingere il contrario farebbe perdere tempo a te e a me.

Dove è adatto è il campeggio piccolo o medio che vuole un vero sito web multilingue, richieste di prenotazione dirette senza commissioni e comunicazione con gli ospiti in un unico sistema con un unico abbonamento. Gli ospiti cercano la disponibilità e inviano una richiesta; tu confermi e assegni l'unità esatta; prezzi stagionali ed extra sono integrati; e nessuna percentuale viene trattenuta su alcuna prenotazione. Le informazioni per gli ospiti che altrimenti genererebbero venti domande al giorno in reception vivono in un portale ospiti pensato per il telefono.

I compromessi sono quelli già citati: niente prenotazione immediata, niente channel manager, niente gestione dei pagamenti, quindi fatturi o incassi a modo tuo. Per un gestore che vuole comunque esaminare ogni prenotazione, questi limiti costano poco. Per un parco che insegue il volume su ogni canale sono squalificanti, ed è giusto così.

come funziona il sistema di prenotazione di CampingHosting

Un modo realistico per decidere in bassa stagione

Fai la selezione quando hai la testa libera, non a maggio. Scrivi su una pagina il tuo modello di prenotazione, il numero di unità, le tue lingue e il volume annuo di prenotazioni. Scegli tre fornitori, chiedi a ciascuno prezzi scritti sul tuo volume e una demo costruita sui tuoi scenari, e telefona per ognuno a un cliente esistente di dimensioni simili. L'intero esercizio richiede due o tre settimane di attenzione part-time e risparmia anni di attriti.

Se sei già su un sistema e paghi una commissione su ogni prenotazione, i conti qui sopra sono il tuo punto di partenza, e cambiare è meno doloroso di quanto la maggior parte dei gestori tema, se pianificato nei mesi tranquilli. Il miglior software di prenotazione per campeggi è quello i cui limiti hai scelto a occhi aperti.

una guida pratica al cambio di sistema di prenotazione